Vous cherchez un procès-verbal d’assemblée générale envoyé il y a six mois, ou votre contrat de bail signé l’année dernière. Plutôt que de fouiller vos emails ou de rappeler votre agence Citya, tout se trouve normalement dans votre espace client MyCitya. Encore faut-il savoir où chercher, car l’interface classe les documents selon votre profil (locataire, propriétaire bailleur, copropriétaire) et tous les fichiers n’apparaissent pas au même endroit.
Envoi électronique des PV et convocations : ce que change la loi Habitat dégradé
Avant d’ouvrir MyCitya, un point réglementaire mérite votre attention. Depuis la loi n°2024-322 du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé » et le décret n°2025-1292 du 22 décembre 2025, l’envoi numérique des convocations et PV d’AG est devenu la règle. Le papier est désormais l’exception : un copropriétaire doit en faire la demande explicite pour continuer à recevoir ses courriers au format postal.
Concrètement, le syndic transmet les notifications par lettre recommandée électronique (LRE) ou un procédé équivalent qualifié au sens du règlement eIDAS. Avant avril 2024, c’était l’inverse : le syndic devait recueillir votre consentement exprès pour utiliser la voie électronique.
Ce basculement a un impact direct sur MyCitya. Les documents arrivent plus vite sur la plateforme et leur valeur juridique est identique à celle d’un recommandé papier. Si vous ne consultez pas régulièrement votre espace client, vous risquez de manquer une convocation à l’assemblée générale sans même vous en rendre compte.
Documents légaux sur MyCitya : quel profil donne accès à quoi
L’espace client MyCitya ne propose pas les mêmes documents selon que vous êtes locataire, propriétaire bailleur ou copropriétaire. Comprendre cette distinction évite de chercher un fichier dans la mauvaise rubrique.
Copropriétaire : PV, règlement et appels de fonds
C’est le profil le plus riche en documents légaux. Vous y retrouvez les procès-verbaux d’assemblée générale, le règlement de copropriété, les comptes-rendus financiers et les appels de fonds trimestriels. Les PV sont généralement disponibles quelques semaines après l’AG, une fois la rédaction finalisée par le syndic.
Le règlement de copropriété, lui, est un document stable. Il n’est mis à jour qu’après un vote en AG modifiant les lots ou la répartition des charges. Vérifiez la date du règlement affiché pour vous assurer qu’il intègre les dernières modifications votées.
Locataire : contrat de bail et quittances
En tant que locataire géré par Citya, votre espace donne accès au contrat de location, aux quittances de loyer et aux avis d’échéance. Le contrat de bail est normalement uploadé lors de la signature. Si vous ne le trouvez pas, il peut s’agir d’un bail ancien signé avant la dématérialisation de votre agence.
Propriétaire bailleur : comptes-rendus de gestion
Les propriétaires en gestion locative accèdent aux comptes-rendus de gérance, aux états financiers annuels et au suivi des encaissements de loyers. Ces documents sont utiles lors de la déclaration de revenus fonciers.
Naviguer dans MyCitya pour trouver un document précis
Vous avez identifié votre profil. Reste à localiser le bon fichier. Voici les emplacements habituels sur l’interface :
- Rubrique « Documents » : c’est le répertoire central. Les PV d’assemblée générale, contrats et règlements y sont classés par date ou par catégorie selon votre agence Citya.
- Rubrique « Comptabilité » ou « Finances » : les appels de fonds, relevés de charges et états financiers s’y trouvent, séparés des documents juridiques.
- Rubrique « Suivi » ou « Interventions » : elle concerne les travaux votés, les ordres de service et le suivi technique de l’immeuble, pas les documents légaux à proprement parler.
Un PV introuvable dans la rubrique Documents ne signifie pas forcément qu’il n’existe pas. Le délai de mise en ligne dépend du gestionnaire. Après une AG, comptez généralement plusieurs semaines avant de voir apparaître le procès-verbal définitif.
Différence entre MyCitya et un extranet classique de syndic
Vous avez peut-être déjà utilisé l’extranet d’un autre syndic. MyCitya fonctionne sur un principe similaire, mais avec quelques particularités liées à l’organisation de Citya Immobilier.
La première différence tient à la centralisation. Citya gère à la fois le syndic, la gestion locative et la transaction. Un même compte MyCitya peut regrouper plusieurs profils si vous êtes, par exemple, copropriétaire dans un immeuble et bailleur dans un autre.
La seconde concerne l’archivage. Sur certains extranets concurrents, les documents restent accessibles plusieurs années en arrière. Sur MyCitya, la profondeur d’archivage varie selon les agences. Si vous recherchez un PV datant de plus de deux ou trois ans, il est possible qu’il ne soit plus en ligne. Dans ce cas, une demande directe auprès de votre gestionnaire reste la solution.
Que faire quand un document légal manque sur MyCitya
Malgré la dématérialisation, il arrive qu’un document ne soit pas disponible sur la plateforme. Plusieurs situations expliquent ce manque :
- Le document date d’avant la mise en place de MyCitya dans votre agence. Les archives papier n’ont pas toujours été numérisées rétroactivement.
- Le gestionnaire n’a pas encore finalisé la mise en ligne. C’est fréquent pour les PV d’AG récentes ou les avenants au règlement de copropriété.
- Votre profil n’a pas les droits d’accès. Un locataire, par exemple, ne peut pas consulter les PV d’AG de la copropriété, même s’il habite l’immeuble.
- Un problème technique ou un changement de gestionnaire a entraîné un délai de traitement.
Dans tous ces cas, contactez votre agence Citya directement depuis MyCitya via la messagerie intégrée ou par téléphone. Mentionnez la référence de votre lot et la nature exacte du document demandé. Vous pouvez aussi demander l’envoi par email si le fichier ne peut pas être mis en ligne rapidement.
Un copropriétaire a par ailleurs un droit d’accès aux documents de la copropriété prévu par la loi. Le syndic ne peut pas refuser de vous transmettre un PV d’assemblée générale ou le règlement de copropriété, même si la plateforme ne les affiche pas.
La bascule vers l’envoi électronique obligatoire rend MyCitya plus utile qu’avant, mais ne dispense pas de vérifier régulièrement que vos documents sont bien à jour. Un PV absent aujourd’hui peut apparaître dans quelques jours, ou nécessiter une relance auprès de votre gestionnaire. L’espace client est un outil de consultation, pas une archive garantie exhaustive.
